Congressi

Offriamo consulenza e supporto ai tuoi professionisti o in sostituzione delle tue risorse, durante tutto il processo di sponsorizzazione congressuale. Gestiamo le attività, dall’avvio fino ai passaggi conclusivi dell’evento, garantendo il pieno rispetto delle normative. Utilizziamo software dedicati per velocizzare le procedure, ridurre i margini di errore e ottenere corrette analisi dati.

Sponsorizzazione di congressi medici

Educazione continua in medicina: obblighi di provider e sponsor

La legge prescrive che la formazione obbligatoria, accreditata al programma di Educazione Continua in Medicina (ECM) sia indipendente dagli interessi commerciali dell’industria sanitaria.

Tuttavia, le sponsorizzazioni dell’industria sono la principale fonte di finanziamento per la realizzazione dei congressi e convegni promossi dalle associazioni medico-scientifiche, dai provider privati e, in taluni casi, dalle aziende sanitarie. Per evitare che gli sponsor, portatori di interessi commerciali legati ai temi del congresso, possano influenzare i contenuti della formazione o l’orientamento dei partecipanti, l’Accordo Stato-Regioni e il Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM contengono una serie di norme volte a tutelare l’imparzialità dei provider rispetto agli interessi commerciali, a stabilire gli obblighi degli sponsor e a indicare le modalità organizzative degli eventi di formazione più congrue ad evitare conflitti di interesse. Tutti i contratti di sponsorizzazione devono essere inseriti sul sito AGENAS durante la procedura di registrazione dell’evento ECM. (Fonte: Guida ai Congressi Medico Scientifici 2019).

Queste regole mirano a garantire la qualità e l’imparzialità degli eventi di formazione medica continua.

Automazione del processo di sponsorizzazione congressi medici

Dunque, il processo di sponsorizzazione congressi medici richiede procedure autorizzative e rendicontazioni complesse che fanno riferimento agli enti regolatori e ai codici deontologici (AIFA, AGENAS, Codici deontologici Farmindustria etc.). Per affiancarti con efficacia nel controllo e nella rendicontazione, utilizziamo strumenti innovativi, prevediamo l’automazione delle procedure e forniamo supporto nella gestione delle delegazioni.

AIFA

• Inseriamo i dati relativi alla richiesta di autorizzazione da inviare all’Agenzia, compresi i dettagli di spesa come specificato nei modelli AIFA.
• Registriamo gli importi di preventivo, consuntivo, POL (payment online)
• Registriamo le spese promozionali utili al calcolo del 7%, dovuto entro il 30 aprile dell’anno successivo.

Delegazioni

• Inseriamo i dati e lo status degli enti di appartenenza, inclusi gli allegati richiesti dal codice deontologico Farmindustria. Inseriamo i nominativi e dati degli ospiti.
• Possiamo registrare lo stato dei consensi (Privacy/Disclosure/Dichiarazione Operatore Sanitario) valutiamo la possibilità di un collegamento a sistemi aziendali esistenti (ad esempio, Veeva).
• Registriamo i dettagli dei costi per ciascun medico: viaggi, soggiorni e iscrizioni.
• Registriamo i dati utili alla pubblicazione dei trasferimenti di valore ad HCO/HCP (Healthcare Organization/Healthcare Professional).

Finance

• Gestiamo il flusso approvativo delle spese, compresi preventivo, pre-consuntivo e consuntivo.
• Analizziamo la possibilità di collegamento al software aziendale di gestione delle spese (ad esempio, SAP).

Compliance

• Estraiamo i dati per monitorare i limiti previsti dal Codice deontologico Farmindustria, come il numero di inviti all’anno, la percentuale di partecipanti under 40, le lettere agli enti e i limiti di spesa.
• Estraiamo i dati TOV (Transfer of Value) per HCPs/HCOs.
• Inseriamo risk assesment per eventuali autorizzazioni.
• Estraiamo dati di analisi dei trend e gli indicatori chiave di prestazione più importanti (KPI’s)
• Valutiamo i rischi e registriamo eventuali aree di rischio per gli eventi, insieme all’analisi CAPA (Corrective and Preventive Actions).

Contratti

• Inseriamo e gestiamo il flusso di approvazione dei contratti.
• Valutiamo il collegamento al software aziendale di gestione dei contratti e la possibilità di utilizzare moduli di contratti standard.

Grazie a queste attività ti garantiamo un supporto efficace e affidabile contribuendo a consolidare la tua reputazione per assicurarti partnership durature.

10 punti principali delle normative riguardanti le sponsorizzazioni ECM